- Sie beschreiben die Leistung, die Bieter nennen nur den Preis.
- Jede Fläche als eigene Position mit Einheit und gemessener Menge.
- Bedarfspositionen wie Schneeabtransport getrennt ausweisen.
- Preisblatt und Bewertungskriterien vorab festlegen und offenlegen.
- Versand im Sommer sichert den Vertrag vor dem 1. November.
Warum eine formlose Anfrage nicht reicht
Wer drei Firmen bittet, „ein Angebot für den Winterdienst“ abzugeben, erhält meist drei Dokumente, die sich kaum nebeneinanderlegen lassen. Der eine Anbieter kalkuliert nur den öffentlichen Gehweg, der zweite schließt Hof und Parkplatz ein, der dritte nennt einen Einsatzpreis ohne Angabe, wie oft er ausrückt. Der niedrigste Betrag ist dann nicht das günstigste Angebot, sondern oft schlicht das mit dem kleinsten Leistungsumfang.
Ein Leistungsverzeichnis dreht dieses Verhältnis um: Sie legen fest, was geleistet werden soll, und die Bieter nennen nur noch den Preis dafür. Für Hausverwaltungen mit mehreren Objekten, Gewerbebetriebe und öffentliche Stellen ist das der einzige Weg, Angebote sachlich zu begründen und gegenüber Eigentümern, Geschäftsführung oder Rechnungsprüfung zu vertreten.
Grundlage ist eine vollständige Flächenerfassung. Wie Sie Gehwege, Zugänge, Fluchtwege und Stellplätze aufnehmen und nach Priorität ordnen, beschreibt der Beitrag Räumflächenplan erstellen. Das Verzeichnis übersetzt diesen Plan anschließend in kalkulierbare Positionen.
Gliederungsmuster in sechs Teilen
Bewährt hat sich eine Struktur, die vom Allgemeinen zum Konkreten führt. Jeder Teil beantwortet eine Frage, die Bieter sonst telefonisch stellen oder – schlimmer – selbst annehmen würden.
- Vorbemerkungen: Auftraggeber, Objekt, Vertragszeitraum (z. B. 1. November bis 31. März), Ansprechpartner, Besichtigungstermin.
- Objektbeschreibung: Adresse, Lageplan mit markierten Flächen, Zufahrtsmöglichkeiten, Lagerort für Streugut, Schlüssel- und Zugangsregelungen.
- Allgemeine Leistungsanforderungen: Einsatzzeiten, Auslöser, Reaktionszeiten, zulässige Streumittel, Räumbreiten, Schneelagerflächen.
- Einzelpositionen: jede Fläche mit Einheit, Menge und Besonderheiten.
- Dokumentation und Kommunikation: Form der Einsatznachweise, Fristen für deren Übermittlung, Erreichbarkeit im Einsatzfall.
- Preisblatt und Bewertung: vorgegebene Preisstruktur, Bedarfspositionen, Bewertungskriterien mit Gewichtung.
Vertragsklauseln wie Haftungsübernahme, Laufzeit und Kündigung gehören in den Vertrag selbst, nicht ins Verzeichnis. Was dort stehen sollte, erläutert der Artikel Winterdienstvertrag: Diese Punkte gehören hinein.
Positionen mit Einheit und Menge
Kern des Verzeichnisses sind die Einzelpositionen. Jede Fläche bekommt eine Nummer, eine Einheit und eine messbare Menge. Das folgende Beispiel zeigt eine Berliner Wohnanlage mit Ladenzeile.
| Pos. | Leistung | Einheit | Menge | Hinweis |
|---|---|---|---|---|
| 1.1 | Öffentlicher Gehweg, räumen und abstumpfen | lfm | 85 | Hauptstraße, Räumbreite 1,5 m |
| 1.2 | Öffentlicher Gehweg Nebenstraße | lfm | 40 | Räumbreite 1 m |
| 2.1 | Hauszugänge mit Podest | Stück | 4 | je 2 Stufen |
| 2.2 | Innere Wege zu Müllstandplätzen | m² | 120 | Pflaster, teils Gefälle |
| 3.1 | Kundenparkplatz | m² | 950 | Räumung bis Ladenöffnung 8 Uhr |
| 3.2 | Feuerwehrzufahrt | m² | 210 | jederzeit in voller Breite |
| 9.1 | Bedarfsposition: Schneeabtransport | m³ | – | nur auf Abruf |
| 9.2 | Bedarfsposition: Nachstreuen außerhalb der Regelzeiten | Einsatz | – | nur auf Abruf |
Laufende Meter eignen sich für Gehwege, Quadratmeter für zusammenhängende Flächen, Stückzahlen für Treppen und Zugänge. Bedarfspositionen kennzeichnen Sie ausdrücklich; sie werden angeboten, aber nur bei tatsächlicher Abforderung vergütet. Ohne diese Trennung kalkulieren manche Bieter den Abtransport in die Pauschale ein, andere nicht.
Objektdaten, die Bieter für die Kalkulation brauchen
Zwischen Vorbemerkungen und Positionen steht die Objektbeschreibung. Sie entscheidet darüber, ob ein Bieter realistisch planen kann oder einen Sicherheitszuschlag einrechnet. Hilfreich sind vor allem Angaben, die man bei einer kurzen Besichtigung leicht übersieht:
- Belag und Gefälle: Naturstein, Gitterroste oder Rampen verlangen andere Technik als glatter Asphalt.
- Durchfahrtshöhen und -breiten: Eine Toreinfahrt von 2,20 m schließt manches Räumgerät aus und erzwingt Handarbeit.
- Schneelagerflächen: Wo darf geräumter Schnee liegen, ohne Hydranten, Gullys oder Stellplätze zu blockieren?
- Nutzungszeiten: Schichtbeginn, Ladenöffnung, Anlieferfenster oder Sprechstunden bestimmen die Einsatzreihenfolge.
- Zugang: Schlüssel, Codes, Tore mit Zeitsteuerung – und wer sie nachts öffnet.
- Streugut: Ist ein Lagerplatz vorhanden, oder muss der Dienstleister jedes Mal anliefern?
Fotos der kritischen Stellen, etwa einer schattigen Treppe an der Nordseite, ergänzen den Lageplan und beantworten viele Rückfragen, bevor sie entstehen.
Leistungszeiten und Reaktionszeiten eindeutig formulieren
Unklare Begriffe wie „bei Bedarf“ oder „rechtzeitig“ sind die häufigste Ursache für Streit während der Saison. Präzise Vorgaben orientieren sich an der Rechtslage und an der Nutzung des Objekts.
- „Öffentliche Gehwege sind nach Ende des Schneefalls unverzüglich zu räumen; bei Schneefall nach 20 Uhr bis 7 Uhr des Folgetages, an Sonn- und Feiertagen bis 9 Uhr.“
- „Auf privaten Flächen ist die Begehbarkeit werktags von 6:30 bis 20 Uhr sicherzustellen; der Parkplatz bis zur Öffnung um 8 Uhr.“
- „Bei anhaltendem Schneefall wird wiederholt geräumt, spätestens nach jeweils X cm Neuschnee.“
- „Auf Gehwegen sind ausschließlich abstumpfende Mittel zulässig; Auftaumittel nur nach schriftlicher Freigabe.“
- „Einsatznachweise mit Uhrzeit und Teilflächen werden spätestens am Folgetag digital übermittelt.“
Die Schwelle für wiederholtes Räumen tragen Sie selbst ein; sie hängt von Fußgängeraufkommen und Nutzung ab. Beim Streumittel lohnt der Hinweis auf die Berliner Rechtslage, nach der Salz auf Gehwegen grundsätzlich unzulässig ist; Hintergründe dazu stehen im Beitrag Ist Streusalz in Berlin verboten?. Alle rechtlichen Hinweise zur Ausschreibung entsprechen dem Stand Oktober 2026; eine Prüfung Ihres Einzelfalls können sie nicht ersetzen.
Das Preisblatt: Struktur vorgeben statt Freitext
Lassen Sie die Bieter nicht selbst entscheiden, wie sie ihren Preis darstellen. Geben Sie im Preisblatt je Position die Abrechnungsart vor und verlangen Sie Einheitspreise, aus denen sich die Summe ergibt.
| Position | Abrechnung | Rechenweg | Summe Saison |
|---|---|---|---|
| 1.1 + 1.2 Gehwege, 125 lfm | € je lfm und Monat | 125 × 2,40 € × 5 Monate | 1.500 € |
| 3.1 Parkplatz, 950 m² | € je m² und Saison | 950 × 1,10 € | 1.045 € |
| 9.2 Nachstreuen | € je Einsatz | Einheitspreis, keine Menge | – |
Die Beispielwerte liegen innerhalb der Spannen, die für Berlin als Richtwerte üblich sind, und dienen nur zur Veranschaulichung, alle Beträge netto. Entscheidend ist die Logik: Mit vorgegebener Struktur sehen Sie sofort, ob ein auffällig günstiges Angebot auf einem niedrigen Einheitspreis oder auf einer weggelassenen Position beruht. Wie Sie die eingegangenen Zahlen anschließend gegeneinander abwägen, beschreibt der Beitrag Winterdienst-Angebote richtig vergleichen.
Bewertungskriterien vorab festlegen
Wer erst nach Eingang der Angebote überlegt, worauf es ankommt, bewertet unbewusst nach Sympathie oder Preis. Legen Sie Kriterien und Gewichtung deshalb im Verzeichnis offen. Ein mögliches Schema:
| Kriterium | Gewichtung | Nachweis durch den Bieter |
|---|---|---|
| Preis (Saisonsumme) | 50 % | ausgefülltes Preisblatt |
| Einsatzkonzept | 20 % | Ablauf, Reihenfolge, Personal- und Geräteeinsatz für das Objekt |
| Dokumentation | 15 % | Muster eines Einsatznachweises |
| Erreichbarkeit | 10 % | Kontaktweg im Einsatzfall, Vertretungsregel |
| Versicherungsschutz | 5 % | Bestätigung der Betriebshaftpflicht mit Deckungssummen |
Die Gewichte passen Sie an Ihr Objekt an. Bei einer Klinikzufahrt verdient das Einsatzkonzept mehr Gewicht, bei einem kleinen Wohnhaus darf der Preis dominieren. Wichtig ist nur, dass alle Bieter das Schema kennen, bevor sie kalkulieren.
Zeitplan und typische Fehler
Planen Sie für Erstellung, Angebotsfrist, Besichtigungen und Auswertung rund acht bis zehn Wochen ein. Ein realistischer Ablauf für eine private Ausschreibung sieht so aus:
| Schritt | Dauer | Beispiel |
|---|---|---|
| Flächen aufnehmen, Verzeichnis schreiben | 2–3 Wochen | bis Ende Juli |
| Angebotsfrist inklusive Besichtigungen | 3 Wochen | August |
| Auswertung, Rückfragen, Bietergespräche | 2 Wochen | Anfang September |
| Vergabe und Vertragsunterzeichnung | 1–2 Wochen | bis Ende September |
So bleibt der Oktober für die Einweisung vor Ort, die Übergabe von Schlüsseln und das Anlegen der Flächen im System des Dienstleisters, bevor die Saison am 1. November beginnt.
- Flächen nur grob geschätzt statt gemessen – Nachträge sind die Folge.
- Keine Besichtigung angeboten – Bieter kalkulieren Risikoaufschläge.
- Bedarfspositionen fehlen – Abtransport oder Sondereinsätze werden später teuer nachverhandelt.
- Nutzungszeiten nicht angegeben – Frühöffner und Schichtbetriebe werden zu spät bedient.
- Kein Muster für Einsatznachweise verlangt – die Qualität der Dokumentation bleibt bis zum ersten Streitfall unbekannt.
Besonderheiten für öffentliche Stellen, Verwaltungen und Gewerbe
Öffentliche Auftraggeber unterliegen dem Vergaberecht; Verfahrensart, Fristen und Formvorgaben richten sich nach Auftragswert und den Regeln der jeweiligen Vergabestelle, die stets Vorrang haben. Das Gliederungsmuster oben lässt sich dort als Leistungsbeschreibung übernehmen. Hausverwaltungen schreiben häufig mehrere Objekte gemeinsam aus; dann sollte jedes Objekt ein eigenes Positionskapitel mit eigener Zwischensumme bekommen, damit Kosten sauber auf die jeweiligen Eigentümer umgelegt werden können.
Wenn Sie Ihre Flächen vor der Ausschreibung fachlich einschätzen lassen möchten, bietet RAT Winterdienst eine kostenfreie Flächenanalyse vor Ort; auf dieser Grundlage entsteht ein Festpreisangebot ohne versteckte Zuschläge. Informationen nach Auftraggebergruppe finden Sie unter Winterdienst für öffentliche Auftraggeber, Winterdienst für Hausverwaltungen und Winterdienst für Gewerbeimmobilien.
Häufige Fragen
Muss eine private Hausverwaltung den Winterdienst formal ausschreiben?
Eine Pflicht zum förmlichen Vergabeverfahren besteht für private Verwaltungen nach aktuellem Stand nicht. Ein Leistungsverzeichnis ist trotzdem sinnvoll, weil es Angebote vergleichbar macht und die Entscheidung gegenüber Eigentümern nachvollziehbar dokumentiert.
Wie viele Angebote sollte ich einholen?
Drei bis fünf Angebote ergeben meist ein belastbares Bild. Mehr Bieter erhöhen vor allem den Auswertungsaufwand, ohne die Aussagekraft spürbar zu verbessern.
Darf ich Pauschal- und Einzelpreise im selben Verzeichnis abfragen?
Ja. Regelleistungen werden typischerweise pauschal je Saison abgefragt, Bedarfspositionen wie Schneeabtransport als Einheitspreis. Wichtig ist, beides klar zu trennen.
Sollte die Besichtigung Pflicht sein?
Für größere Objekte empfiehlt sich ein verpflichtender oder zumindest angebotener Ortstermin. Bieter, die die Flächen gesehen haben, kalkulieren genauer und mit weniger Risikoaufschlag.
